W większości firm codzienna praca wymaga użytkowania samochodów – bez wsparcia pojazdów dostawczych wiele przedsiębiorstw nie utrzymałoby się na rynku. Czasem jednak pojazdy potrzebne są jedynie sezonowo, a kupno auta za gotówkę okazuje się dla firmy nieopłacalne. W takich okolicznościach warto skorzystać z wynajmu samochodów dostawczych.

Całkowite koszty wynajmu samochodów dostawczych

Głównym wydatkiem związanym z wynajmem pojazdu dostawczego na potrzeby firmy jest comiesięczna opłata dla wypożyczalni odnajmującej auto. Przedsiębiorca nie musi się za to martwić o koszty serwisowania, koszty przeglądów i ewentualnych napraw (oczywiście o ile szkoda nie powstała ewidentnie z winy kierowcy). Niemniej jednak tak, jak każdy inny użytkownik pojazdu, tak i firma lub osoba wypożyczająca samochód musi liczyć się z wydatkami na paliwo, wymianę oleju czy też z opłatami za parking. Te wszystkie wydatki firma może jednak zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, o ile będzie prowadzona tzw. kilometrówka. Trzeba jednak podkreślić, że rozliczenie samochodów dostawczych rządzi się nieco innymi prawami niż rozliczenie samochodów osobowych. Zakup paliwa można bowiem w całości odliczyć wraz z podatkiem VAT w przypadku, gdy samochód ma status ciężarowego. Dla samochodów osobowych podatek VAT wliczony do kosztów może wynosić tylko 50%.

Co to jest kilometrówka?

Wspomniana kilometrówka to ewidencja przebiegu pojazdu, którą firma powinna prowadzić w celu prawidłowego rozliczenia PIT. Wymóg jej prowadzenia obowiązuje jednak tylko przedsiębiorstwa, które użytkują samochody prywatne do celów firmowych oraz przedsiębiorstwa, które wypożyczają pojazdy.

W ramach kilometrówki należy spisywać liczbę przejechanych kilometrów. Taki dokument powinien również zawierać dane kierowcy korzystającego z pojazdu, numer rejestracyjny samochodu, odległości, cele i daty poszczególnych tras, które pojazd pokonał w ramach działalności firmy.

Dzięki kilometrówce księgowość uzyskuje informacje o maksymalnej kwocie, którą można rozliczyć w kosztach podatkowych.

Czynsz za wynajem samochodów dostawczych to koszt firmowy?

Kwestia zaliczania czynszu za wynajem w koszty firmy długo pozostawała sporna. Możliwości zaliczania opłat za wynajem do kosztów nawet w opiniach organów podatkowych przez długi czas nie były jednoznaczne. Jedne z nich podkreślały, że czynsz nie jest kosztem eksploatacyjnym (nie zalicza się więc do kilometrówki). Inne słusznie zauważały, że opłata za wynajem jest związana z użytkowaniem samochodu, więc powinna być zaliczana do kilometrówki. Niemniej jednak w 2013 roku Minister Finansów sformułował interpretację ogólną, która potwierdza, że czynsz za wynajem można rozliczyć bezpośrednio w kosztach podatkowych.